Kontrollens ”under-headkostnader” kostar mer än de smakar

Det är verkligen inte kostnadsfritt att styra, kontrollera och följa upp i komplexa organisationer. I rollen som programledare för chefsutbildningen på Uppsala universitet har jag återigen lärt mig ett nytt begrepp – ”under-head-kostnader”. Företagsekonomer vid Uppsala universitet har nämligen satt fokus på den kostnad som uppstår i kärnverksamheterna pga administrativa pålagor från centrala styr- o stödfunktioner (de s k managementbyråkraterna).

Vi vet redan att de här administrativa funktionerna (HR;IT;Ekonomi, Kommunikation, Kvalitet etc) har vuxit lavinartat i dagens kontrollsamhälle- ofta som del av New Public Management, NPM. Utvecklingen har skapat stora kostnadsökningar i form av s k ”over-headkostnader” –  kostnader för styr- och stödsystem som behöver bäras av kärnverksamheten. (Förutom ekonomiska kostnader skulle jag säga att suboptimeringarna som detta skapat är ett långt värre bekymmer; att en administrativ fråga blir långt mer viktig än resultatet i en verksamhet – vilket jag belyst i tidigare inlägg).

Kostnaden för staber/ stödfunktioner är dessvärre mycket svåra att beräkna – dvs vad kostar staber/stödfunktioner jämfört med det värde de tillför i verksamheten? Vad är rimligt att styra/kontrollera/rapportera och vad bör vi välja att inte kontrollera (när nu tekniken möjliggör allt)? Forskarna i Uppsala konstaterar att redan där är det svårt att bedöma vad det kostar med kontroll. Vi vet t ex att väldigt liten del av inrapporterad information används – den blir mer av ”finns i sjön”. Den blir kontroll för kontrollens skull. 

Man beskriver de kostnader som skapas av de funktioner som driver, producerar och igångsätter kontrollen som s k ”sändarkostnader”. Jag tror att vi nog alla (inklusive stödfunktionerna själva) idag ifrågasätter den mängd av uppföljningar, kontroller, processer, IT-system som sköljer över verksamheter idag. 

Det som är spännande är att forskarna även lyfter de dolda ”mottagarkostnader” som skapas i andra änden av kontrollen. Forskarna sätter ljuset på kostnaderna hos kärnverksamheten när de behöver utföra och rapportera in uppgifter till stödfunktionerna. De kostnaderna kallar man alltså för ”under-headkostnader”.

Här beskrivs ett intressant Moment 22-skeende. Jag citerar ur forskningsrapporten: 

”.. ju mer administrativt merarbete i verksamheterna, desto större bidrag måste de överföra till överbyggnaden, ”overhead”-en. Detta trots att detta administrativa merarbete mycket sällan initieras i dessa enheter, utan just i den administrativa överbyggnaden. På detta sätt skapas en cirkel av administrativa pålagor och resurser som går i motsatt riktning, och ju fler administrativa pålagor uppifrån ner, desto större ”overhead”-överföringar nerifrån upp.” 

Tja, vad säger vi om det? Vi har skapat en perpetuum mobile – en evighetsmaskin! På forskarspråk kallas det för institutionalisering- ett system som matar sig själv, bortom de behov det är satt att fylla.

De beskriver även den kostnad som uppstår med en ”amatörisering” – när verksamhetsansvariga i kärnverksamheter sätts att sköta administration de varken har utbildning, tid eller intresse av. De system, uppföljningar och redovisningar som verksamheter avkrävs motiveras oftast (av stödfunktionerna) med effektivitetsargument. Dock, menar forskarna, så inkluderar effektivitetsberäkningarna aldrig den ökade administrativa kostnaden som verksamheten behöver bära- s k ”under-headkostnader” som uppstår när man behöver ta tid från verksamheten för att rapportera, administrera och följa upp gentemot stödfunktionerna. I verksamheter finns de yrkeskunniga, t ex läkare, sjuksköterskor och lärare – men administrativa amatörer – som i sitt dagliga arbete ägnar en betydande del av arbetstiden åt administrativa pålagor de inte är proffs på. Den kostnaden finns inte beräknad i de effektivitetsvinster som ofta anges som skäl till införandet.

Detta sker ju dessutom i kombination med att de flesta administrativa tjänster i kärnverksamheter drogs undan för många år sen i samband med digitaliseringen av våra arbetsplatser. Då lät mantrat att vi inte behövde sekreterare och assistenter längre – datorerna skulle sköta det arbetet. Med facit i hand kan vi ju se att det blev tvärtom. 

Vi alla, och särskilt våra kloka chefer i offentlig sektor, behöver i nuläget våga prioritera helhetstänkande framför perfektion i detaljer. Vi vet redan att komplexa problem kräver ett professionellt gott omdöme – men våra chefer behöver tid för att kunna utöva det. Vi har duktiga chefer redan- men vi behöver ge dem möjligheter att vara duktiga. De behöver tid – tid som idag måste läggas på administrativa pålagor istället för att utöva gott ledarskap. 

Det är vi själva som behöver styra om våra styr- och stödsystem för att stödja oss i de utmaningar vi har att brottas med. Organisation är ett verktyg – och vi kan inte låta verktygen styra oss. Det är vi själva som har makten att prioritera bort verktyg som inte fungerar längre. Låt oss vara modiga nog att göra den prioriteringen. 

Du kan det här, jag lovar. Vi har det alla inom oss. 

Med värme, Mona

Här kan du läsa artikeln jag hänvisar till; Granskningens (glömda) kostnader. Anders Forssell & Anders Ivarsson Westerberg.